La preparazione di un audit non dovrebbe iniziare con la ricerca affannosa di documenti, registrazioni e azioni correttive. Eppure, molte aziende alimentari affrontano ancora la gestione delle certificazioni con cartelle scollegate, fogli di calcolo e comunicazioni disperse tra reparti.
SILTO GFSI, il gestionale proposto da Food Consulting per le attività legate alle certificazioni alimentari, nasce con una direzione chiara: portare più metodo e continuità nella gestione del sistema qualità. Il valore di uno strumento digitale non è soltanto avere documenti disponibili, ma aiutare l’organizzazione a mantenere nel tempo ciò che viene richiesto dagli schemi di certificazione applicabili.
Certificazioni BRCGS, IFS e FSSC 22000: il problema non è solo superare l’audit
Gli schemi come BRCGS Food Safety, IFS Food e FSSC 22000 prevedono requisiti organizzativi, documentali e operativi da applicare costantemente. Per un responsabile qualità l’obiettivo è tenere sotto controllo il sistema tra un audit e l’altro, non costruire in poche settimane una fotografia temporaneamente ordinata.
Nella pratica questo significa coordinare, in base allo schema adottato:
- procedure, registrazioni e aggiornamenti documentali;
- verifiche interne e attività di monitoraggio;
- gestione delle non conformità e delle azioni correttive;
- scadenze, responsabilità e avanzamento degli interventi;
- evidenze richieste durante audit, riesami o verifiche dei clienti.
La difficoltà cresce nelle realtà con più reparti, stabilimenti o referenti coinvolti. La tecnologia deve agevolare il controllo, lasciando alle persone la valutazione tecnica e la responsabilità delle decisioni.
Che cos’è SILTO GFSI
SILTO GFSI è il gestionale Food Consulting dedicato alla gestione delle certificazioni del settore alimentare. È pensato per offrire alle aziende un supporto digitale in un ambito in cui ordine, rintracciabilità documentale e capacità di dimostrare l’esecuzione delle attività sono elementi fondamentali.
Le funzionalità effettivamente disponibili, le configurazioni e il percorso di attivazione possono essere approfonditi durante una demo dedicata. Una presentazione del prodotto deve partire dallo schema di certificazione dell’azienda e dai processi da gestire, così da valutare concretamente la corrispondenza fra necessità operative e soluzione proposta.
Perché un archivio condiviso non è sempre sufficiente
Salvare i documenti in uno spazio comune rappresenta un passo avanti rispetto agli archivi personali, ma non risolve automaticamente tutte le difficoltà di un sistema qualità. Una procedura potrebbe essere disponibile ma non aggiornata; un’azione correttiva potrebbe essere stata definita senza che la verifica di efficacia sia conclusa; una registrazione potrebbe esistere ma non essere facilmente reperibile.
La gestione della certificazione richiede quindi un metodo per coordinare attività, responsabilità ed evidenze. Un progetto di digitalizzazione dovrebbe rendere visibile dove nascono le informazioni, chi le approva, come si aggiornano e quando devono essere esaminate nuovamente.
Le criticità che i responsabili qualità conoscono bene
Durante la preparazione di un audit, alcune situazioni ricorrono con frequenza:
- procedure aggiornate ma versioni precedenti ancora in circolazione;
- piani di audit completati senza evidenze raccolte in modo uniforme;
- azioni correttive aperte troppo a lungo o senza verifica dell’efficacia;
- richieste documentali dei clienti che comportano continue ricerche manuali;
- scarsa visibilità, per la direzione, sullo stato di attuazione delle attività.
Affrontare queste criticità richiede disciplina organizzativa. Il gestionale può diventare un elemento importante di questo percorso, purché sia inserito in un modello operativo comprensibile a chi lo utilizza ogni giorno.
Come preparare l’azienda all’introduzione di SILTO GFSI
Prima di attivare una nuova soluzione digitale è opportuno chiarire gli obiettivi e selezionare un perimetro iniziale:
- Schema di riferimento: quale certificazione è già attiva o deve essere ottenuta?
- Documentazione: quali procedure e registrazioni sono davvero critiche?
- Flussi operativi: come vengono gestite oggi verifiche, rilievi e interventi?
- Utenti: quali funzioni aziendali devono partecipare alla gestione?
- Priorità: quali difficoltà assorbono più tempo e sono più rischiose in fase di audit?
Questo approccio consente di utilizzare la demo per valutare casi d’uso reali, anziché limitarsi a osservare schermate generiche.
La differenza tra schema riconosciuto da GFSI e certificazione GFSI
È utile una precisazione: GFSI non rilascia direttamente certificazioni alle aziende. La Global Food Safety Initiative riconosce determinati programmi di certificazione, fra i quali rientrano, secondo gli ambiti riconosciuti, BRCGS, IFS e FSSC 22000. Il percorso di certificazione viene svolto rispetto allo schema applicabile e tramite gli organismi competenti.
SILTO GFSI è una soluzione gestionale a supporto delle attività dell’azienda: il suo utilizzo non sostituisce i requisiti degli standard né costituisce di per sé una certificazione.
Consulenza specialistica e tecnologia: l’approccio Food Consulting
Food Consulting affianca le industrie alimentari nel percorso di implementazione e mantenimento dei sistemi di gestione e delle certificazioni. L’esperienza maturata negli audit e nella qualità in outsourcing costituisce un contesto concreto nel quale valutare la digitalizzazione dei processi.
Vuoi semplificare la gestione documentale e organizzativa legata alle certificazioni? Richiedi una demo di SILTO GFSI a Food Consulting e confronta le esigenze del tuo sistema qualità con la soluzione disponibile.
FAQ: SILTO GFSI
SILTO GFSI è una certificazione?
No. È un gestionale a supporto della gestione aziendale delle attività legate agli schemi di certificazione. La certificazione riguarda invece uno specifico programma e il relativo iter di audit.
Quali aziende possono essere interessate?
Imprese alimentari che gestiscono o intendono implementare un sistema certificabile secondo schemi riconosciuti da GFSI, in funzione della categoria e dei requisiti applicabili.
Un gestionale sostituisce gli audit e il responsabile qualità?
No. Aiuta l’organizzazione del lavoro; la verifica di conformità, le decisioni e le responsabilità restano in capo all’azienda e alle figure competenti.
Come posso conoscere le funzionalità effettive di SILTO?
Attraverso una presentazione dedicata, nella quale verificare processi supportati, configurazioni disponibili e modalità di avvio.
